Google Drive hiện đang trở thành một trong những nền tảng lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu được ưa chuộng nhất. Hãy cùng Web2u.vn khám phá sâu hơn về Google Drive và cách khai thác tối đa các tính năng của nó, nhằm cải thiện hiệu quả công việc của bạn.
Google drive là gì?
Google Drive là một dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tệp tin do Google phát triển, cho phép người dùng lưu trữ tài liệu trên đám mây, chia sẻ chúng và chỉnh sửa các loại tệp như văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình.
Tính đến năm 2017, nền tảng này đã thu hút được 800 triệu người dùng toàn cầu và hiện hỗ trợ 68 ngôn ngữ, giúp mọi người dễ dàng tiếp cận. Vào cuối năm 2012, Google Drive đã bổ sung ba công cụ quan trọng: Google Docs (xử lý văn bản), Google Sheets (bảng tính) và Google Slides (thuyết trình), cho phép làm việc và chia sẻ tài liệu trực tuyến với nhiều người dùng cùng lúc.
Tính năng hỗ trợ lưu trữ và đọc tệp
Google Drive không chỉ mạnh mẽ trong việc lưu trữ nhiều loại dữ liệu mà còn hỗ trợ đọc hầu hết các định dạng tệp phổ biến hiện nay, bao gồm:
- Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, v.v.)
- Hình ảnh (JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP, WEBP)
- Video (MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, MPEGPS, WMV, FLV, OGG, WebM)
- Âm thanh (MP3, MPEG, WAV)
- Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt)
- Apple Pages
- Autodesk AutoCAD
- PostScript
- Font chữ
Đặc biệt, Google Drive cho phép tải lên tệp có dung lượng tối đa lên đến 5 TB/lần, điều mà rất ít dịch vụ lưu trữ trực tuyến khác có thể cung cấp.
Thiết bị và nền tảng hỗ trợ
Google Drive có thể truy cập trên nhiều nền tảng và thiết bị như:
- Web
- Ứng dụng trên Chrome
- Hệ điều hành Windows, Mac OS, Android, iOS
- Điện thoại và máy tính bảng
Người dùng Linux và Windows Phone sẽ cần sử dụng phần mềm bên thứ ba để truy cập Google Drive.
Dung lượng lưu trữ
Mỗi tài khoản Google Drive được cung cấp miễn phí 15 GB dung lượng lưu trữ. Nếu bạn cần thêm không gian, có thể nâng cấp lên các gói dung lượng lớn hơn. Để tìm hiểu thêm về cách nâng cấp dung lượng lưu trữ, bạn có thể tham khảo thêm tài liệu từ Google.
Hướng dẫn sử dụng Google Drive cụ thể
Để bắt đầu trải nghiệm Google Drive, bạn có thể truy cập vào trang web của dịch vụ này hoặc mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị di động của mình.
Cách tải dữ liệu lên Google Drive
- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) trên trình duyệt hoặc trong ứng dụng.
- Bước 2: Lựa chọn “Tải tệp lên” để thêm một hoặc nhiều tệp vào Drive, hoặc chọn “Tải thư mục lên” để tải cả thư mục lên cùng lúc
- Bước 3: Nhấn “Open” để bắt đầu quá trình tải lên.
Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận về việc tải tệp hoặc thư mục lên thành công.
Lưu ý khi tải tệp lên Google Drive
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tải tệp lên Google Drive, có thể do một số nguyên nhân sau:
- Google Drive có giới hạn kích thước tệp tải lên. Nếu tệp của bạn quá lớn, bạn sẽ không thể tải lên thành công. Dưới đây là các giới hạn cụ thể:
- Google Drive: Giới hạn tải lên tệp tối đa 5 TB (1 TB = 1024 GB).
- Google Docs: Giới hạn tải lên tối đa 50 MB và 1.024.000 ký tự.
- Google Sheets: Giới hạn tối đa 2.000.000 ô (cells), với các tính toán quá phức tạp có thể không lưu thành công.
- Google Slides: Giới hạn tối đa 100 MB cho tệp tải lên.
- Google Drawings: Không giới hạn kích thước.
Hãy kiểm tra các điều kiện trên để đảm bảo bạn có thể tải tệp lên một cách dễ dàng và nhanh chóng!
Cách tải tệp và thư mục từ Google Drive về máy tính hoặc điện thoại
Để tải xuống tệp hoặc thư mục từ Google Drive, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
- Trên máy tính: Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục bạn muốn tải, sau đó chọn “Tải xuống”.
- Trên điện thoại: Nhấn giữ vào biểu tượng tệp hoặc thư mục cần tải xuống, sau đó chọn “Tải xuống”.
Tạo tài liệu mới trên Google Drive
Ngoài chức năng lưu trữ, Google Drive cũng cho phép bạn tạo mới các tài liệu như Google Tài liệu (tương tự Microsoft Word) và Google Trang tính (giống Microsoft Excel). Dưới đây là cách thực hiện:
- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) trên màn hình, sau đó chọn loại tài liệu bạn muốn tạo.
- Bước 2: Một tài liệu trống sẽ hiện ra, và bạn có thể bắt đầu soạn thảo nội dung. Để đổi tên tài liệu, hãy nhấp vào khung “Tài liệu không có tiêu đề” ở góc trái trên cùng và điền tên mà bạn muốn đặt cho tệp.
Tất cả các tài liệu bạn tạo sẽ tự động được sao lưu lên tài khoản Google Drive, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về việc quên lưu trước khi tắt trình duyệt hay ứng dụng.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm nhiều loại tệp nâng cao khác bằng cách chọn “Ứng dụng khác” và sau đó “Kết nối ứng dụng khác”. Khi bảng ứng dụng bên thứ ba xuất hiện, bạn có thể thoải mái lựa chọn ứng dụng muốn cài đặt. Các thay đổi bạn thực hiện trên ứng dụng bên thứ ba cũng sẽ tự động được lưu trữ trên Google Drive.
Nếu bạn muốn xóa ứng dụng bên thứ ba đã kết nối, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng, chọn “Cài đặt”, sau đó “Quản lý ứng dụng”. Cuối cùng, chọn “Tùy chọn” và “Ngắt kết nối khỏi Drive” để hoàn tất.
Chia sẻ tệp và thư mục với người khác
Google Drive mang đến cho bạn khả năng chia sẻ tệp và thư mục một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bạn còn có thể thiết lập quyền truy cập cho từng người nhận, bao gồm quyền chỉ xem, chỉnh sửa, hoặc để lại nhận xét.
- Bước 1: Để bắt đầu chia sẻ, bạn hãy nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục cần chia sẻ (đối với điện thoại, chỉ cần nhấn giữ vào tệp hoặc thư mục đó) và chọn “Chia sẻ”.
- Bước 2: Một cửa sổ sẽ hiện ra, cho phép bạn tùy chỉnh các cài đặt trước khi tiến hành chia sẻ.
- Bước 3: Sau khi thiết lập xong, bạn có thể lựa chọn quyền chia sẻ cho người nhận như: “Có thể sửa”, “Có thể nhận xét”, hoặc “Có thể xem”.
Nếu ai đó đã chia sẻ tệp với bạn, bạn có thể tìm thấy chúng trong mục “Được chia sẻ với tôi” ở cột bên trái màn hình.
Hợp tác nhóm hiệu quả
Google Drive cũng hỗ trợ làm việc nhóm một cách hiệu quả bằng cách cho phép chia sẻ tệp với tất cả các thành viên trong nhóm. Tính năng này giúp các bạn dễ dàng theo dõi và quản lý công việc chung. Tất cả các thành viên có thể xem lịch sử thao tác của tệp, giúp việc hợp tác trở nên suôn sẻ hơn.
Để xem thông tin chi tiết về tệp, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng chữ “i” ở góc phải màn hình hoặc nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Xem chi tiết”.
Ví dụ, nếu bạn là giáo viên và cần thu thập đề tài từ học sinh, bạn có thể tận dụng tính năng này để dễ dàng quản lý thời gian nộp bài, tên học sinh đã nộp, số lần chỉnh sửa, và các ý kiến góp ý.
Nhận liên kết chia sẻ
Bạn có thể chia sẻ tệp thông qua liên kết, cho phép bất kỳ ai có đường dẫn có thể truy cập. Hoặc bạn cũng có thể giới hạn chia sẻ cho những tài khoản cụ thể mà bạn chỉ định, chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem tệp.
Truy cập tệp khi không có Internet
Google Drive cho phép bạn xem và chỉnh sửa các tệp Google Docs, Sheets và Slides ngay cả khi không có kết nối Internet. Khi có Internet trở lại, tất cả các thay đổi sẽ tự động được đồng bộ hóa.
Để sử dụng tính năng này, hãy nhấn vào “Google Drive Offline” và thêm vào Chrome. Tiếp theo, vào tài khoản Google Drive của bạn, đi đến “Settings” và chọn “Offline”. Đặt dấu tích vào tùy chọn “Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline”. Quá trình này sẽ mất một chút thời gian để hoàn tất.
Sắp xếp tệp trong Google Drive
Khi kho lưu trữ của bạn trở nên lộn xộn, bạn có thể sắp xếp lại giống như cách bạn tổ chức tệp trên máy tính. Để tạo thư mục mới, hãy chọn “+ Mới” > “Thư mục”. Sau đó, bạn có thể kéo và thả các tệp hoặc thư mục vào thư mục mới để làm cho Google Drive của bạn gọn gàng hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh dấu sao cho các tệp và thư mục quan trọng. Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”. Để xem tất cả các tệp đã được đánh dấu sao, bạn có thể kiểm tra trong phần “Có gắn dấu sao” ở cột bên trái màn hình.
Với những thông tin vừa chia sẻ, Web2u.vn đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các tính năng cơ bản trên Google Drive. Tuy nhiên, đây chỉ là những bước khởi đầu; vẫn còn nhiều tính năng thú vị khác đang chờ bạn khám phá. Hãy thử nghiệm và tận dụng tối đa những khả năng mà Google Drive mang lại để nâng cao hiệu quả công việc và quản lý tệp tin của bạn!
Trần Xuân Nguyên là CEO và người sáng lập và điều hành website web2u.vn, nổi bật với sự đam mê trong việc cung cấp giải pháp thiết kế website chất lượng cao cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Với nền tảng kiến thức vững chắc trong lĩnh vực công nghệ thông tin cùng kinh nghiệm dày dạn, ông đã không ngừng nghiên cứu và phát triển các sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Dưới sự lãnh đạo của ông, web2u.vn đã khẳng định được vị thế là một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành thiết kế website, mang lại giá trị thực cho khách hàng thông qua các sản phẩm sáng tạo, thân thiện và hiệu quả.
#ceoweb2uvn #adminweb2uvn #ceotranxuannguyen #authorweb2uvn
Thông tin liên hệ:
- Website: https://web2u.vn/
- Email: ceoweb2uvn@gmail.com
- Địa chỉ: 450 Đ. Vĩnh Viễn, Phường 8, Quận 10, Hồ Chí Minh, Việt Nam
